L’association ADVE (Association Découverte Vacances Equilibre) fut déclarée le 01.01.1996 à la sous –Préfecture de Bergerac. Siège social est situé à 32 Boulevard Chanzy 24100 BERGERAC. L’inscription à un séjour “ADVE” implique l’acceptation complète, par l’adhérent, la famille (si elle n’est pas elle-même adhérente) et par les participants, de nos présentes conditions générales de vente.
L'inscription à une colonie de vacances "ADVE" implique l'acceptation complète, par l’adhérent, la famille (si elle n'est pas elle-même le client) et par les participants, de nos conditions particulières et générales de vente.

ADVE est adhérente aux paiements ANCV et chèque vacances
Nos séjours sont déclarés auprès de la DRJSCS de ce fait vous pouvez bénéficier de différentes aides (Comité d’Entreprise, mairie, chèques vacances, CAF).


Prix

Les prix indiqués s’entendent toutes taxes comprises (TTC ADVE n’est pas assujettie à la TVA) et sont applicables dès la parution du catalogue, sous réserve d’erreur d’impression ou d’omission. Ils deviennent fermes et définitifs au moment de l’inscription. Ainsi, une fois l’inscription ferme effectuée, ADVE prend à sa charge les éventuelles hausses du cours des devises, des taxes d’aéroport, de TVA, et des surcharges carburants. Les prix de la présente brochure sont exceptionnellement susceptibles d’être révisés en cours de saison. L’éventuel nouveau tarif ne s’appliquerait alors que pour les inscriptions à venir et ne serait pas rétroactif si vous avez déjà effectué votre inscription. Nos prix comprennent l’ensemble des prestations suivantes :
• L’adhésion à l’association
• l’hébergement en pension complète (à compter du dîner du premier jour et jusqu’au déjeuner du dernier jour)
• l’encadrement, la pension complète
• l’accès à l’ensemble des activités.
Ne sont pas inclus dans le tarif :
• le transport pour se rendre sur le lieu de déroulement du séjour (sauf pour certains séjours à l’étranger quand c’est précisé)
• l’assurance optionnelle (frais médicaux, annulation, et accident-décès)
• l’argent de poche. Les prestations non utilisées ne donnent pas lieu à un remboursement.


Modalités d’inscription et de règlement

L’inscription de votre enfant peut se faire par courrier, par téléphone ou par Internet : dans tous les cas, l’inscription n’est valable que si elle est accompagnée d’un acompte d’un montant égal à 30 % du coût total du séjour (prix du séjour augmenté, le cas échéant, du prix du transport, du transfert et du prix de l’assurance complémentaire).
Le solde du séjour doit ensuite être intégralement réglé au plus tard un mois avant le début du séjour. Une inscription pour un séjour débutant moins d’un mois plus tard n’est valable que si elle est accompagnée du règlement complet du séjour.
Envoi des confirmations d'inscription et des convocations de départ par mail.

ADVE adressera aux participants les confirmations d’inscription et les convocations de départ par voie de courriels (à l’adresse courriel donnée par le client ou la famille lors de l’inscription). ADVE s’assurera de la bonne réception de ces courriels par les destinataires. ADVE ne pourra en aucun cas être tenu responsable de problèmes de lecture de ces courriels que pourrait rencontrer l’adhérent ou la famille du fait d’éventuels problèmes techniques propres aux ordinateurs des destinataires.

Modification de la réservation du séjour par le client - Annulation ou modification du transport ou d'une option par le client

Changement du séjour : jusqu’à 30 jours avant le début du séjour initialement choisi, il est possible de modifier une inscription ferme pour la transférer sur un autre séjour (si ce dernier n’est pas complet). Les frais de modification suivants s’appliquent :
o cas normal : pour les séjours dont le prix de vente n’inclut pas forfaitairement le prix du transport, les frais sont de l'ordre de 30 €. Attention, si vous avez par ailleurs initialement acheté un transport, la modification du séjour entraînera l’annulation du transport (voir frais additionnels ci-dessous).
o cas particulier : pour les séjours dont le prix de vente inclut forfaitairement le prix du transport, les frais sont de 120% du coût réel pour ADVE de l’annulation du transport (nous demander le calcul au cas par cas).
Annulation ou modification du transport : l’annulation ou la modification du transport en train est possible dans les conditions suivantes :
o 105 jours avant le départ : aucun frais
o entre 104 jours et 37 jours avant le départ : retenue de 30 % du prix de vente du transport, avec un minimum de 10 € par trajet
o moins de 36 jours avant le départ : retenue de 100 % du prix de vente du transport avec un minimum de 20 € par trajet.
Annulation d'un don ou d'une autre exception :
o don à une association : tout don versé est définitif et non remboursable
o annulation d'une autre option : application d’une franchise de 30 € non remboursable, sauf si des frais de 30 € sont déjà comptés au titre de la modification du séjour.
o assurance optionnelle : doit être souscrite à l’inscription, ne peut être annulée ou remboursée ensuite.

Annulation d'un séjour

De la part du participant
o dans les 7 jours suivant l’inscription : tous les montants versés sont restitués, sauf si le début du séjour intervient dans un délai de moins de 7 jours par rapport à l’inscription
o 31 jours ou plus avant le départ, les acomptes sont conservés (+ assurance le cas échéant)
o Entre 21 et 30 jours avant le départ, 50% du montant total (séjour + voyage + assurance) est dû par le client
o Entre 8 et 20 jours avant le départ, 75% du montant total (séjour + voyage + assurance) est dû par le client
o Moins de 7 jours avant le départ, 100% du montant total (séjour + voyage + assurance) est dû par le client.
Tout séjour commencé est dû en totalité, quel que soit le motif de départ, médical, disciplinaire ou de convenance personnelle. Nous vous proposons de souscrire, en option, une assurance annulation (voir plus loin).
De notre part
ADVE se réserve le droit d’annuler un séjour si le nombre de participants est inférieur à 20, ou d’en modifier le contenu ou les caractéristiques (ateliers, activités de détente, visites, itinéraires, compagnies aériennes utilisées) si des raisons climatiques ou matérielles l’y obligent. Dans ce cas, nous vous prévenons par courrier au moins 21 jours avant le début du séjour (sauf si l’inscription intervient moins de 21 jours avant le début du séjour) et nous nous efforçons de vous proposer une solution de remplacement. Si aucune solution de remplacement ne vous convient, ADVE vous rembourse intégralement et immédiatement les sommes versées.
Si, pour une raison de force majeure ou d’organisation, l’une des prestations constituant un élément substantiel du séjour (ateliers décrits explicitement sur la page du séjour, activités sportives et visites garanties sur le séjour concerné d’après la brochure) ne pouvait être effectuée ou proposée à l’enfant, il sera proposé soit d’autres prestations en substitution.

Photos et reportages

Au cours du séjour, les participants pourront être filmés ou photographiés, pour notamment mettre en ligne des photos sur le site Internet et le blog. Eux-mêmes et leurs parents acceptent expressément et par avance que ces films ou photos soient utilisés sur le site Internet de ADVE, le blog et nos pages facebook et pour illustrer nos futures brochures et celles de nos partenaires (comités d’entreprise, collectivités), ainsi que des articles de presse. Ils acceptent également que des reportages TV, radios ou presse écrite puissent avoir lieu au cours des séjours, que les jeunes puissent être interviewés et ces reportages diffusés par tous moyens et sur tous supports. Dans tous ces cas les participants et leurs parents renoncent par avance à toute forme de rémunération ou d’indemnisation de quelque nature que ce soit. Les photographies des catalogues ne sont pas contractuelles et ne reflètent pas forcément avec exactitude les lieux et les activités proposées.

Santé, frais médicaux

Les parents s’engagent à télécharger, à imprimer, à remplir et à remettre à ADVE, le premier jour du séjour ou avant, la fiche sanitaire de l’enfant dûment complétée. Ils acceptent par avance qu’en cas d’urgence, les dispositions appropriées (hospitalisation, intervention chirurgicale, etc.) puissent être prises par ADVE. Les frais médicaux engagés en cas de maladie, d’accident ainsi que les frais d’ambulance peuvent être parfois avancés par ADVE.
En inscrivant un enfant à un séjour, les parents acceptent par avance de rembourser, dès la fin du séjour, l’intégralité des sommes avancées.
Si l’enfant a une allergie sévère, un handicap ou un problème de santé sérieux vous devez absolument l’indiquer sur la fiche d’inscription et nous retourner après l’avoir complété le questionnaire qui vous sera envoyé dans les plus brefs délais. ADVE fait ses meilleurs efforts pour accueillir tous les enfants, mais se réserve le droit de ne pas accueillir le jeune si son état de santé n’est pas compatible avec le séjour.

Vie collective

Pour le bon déroulement du séjour, les participants s’engagent à respecter les règles de conduite nécessaires et les règlements intérieur des Centres ADVE. Dans le cas où le directeur du séjour constate qu’il ne peut plus assumer la responsabilité d’un enfant dont le comportement gêne les autres participants, aurait des conséquences sur le déroulement du séjour, ou compromettrait la sécurité de l’enfant ou d’un autre participant, les parents s’engagent alors à prendre toutes les dispositions pour assurer son retour, sans délai et à leurs frais. La famille ne pourra exiger de remboursement et devra prendre en charge tous les autres frais liés au retour de l’enfant. Il en sera de même si l’enfant quitte le séjour en cours de déroulement à sa demande et/ou à celle de ses parents, ou en accord entre les parents et le directeur du séjour.

Réserves

Notre responsabilité ne pourra être engagée pour tout événement de force majeure. D’autre part, nous ne saurions être tenus responsables dans le cas de vols, oublis ou pertes d’objets détenus par le participant pendant le voyage et au cours du séjour. En cas de perte ou de vol d’objets placés sous la surveillance de l’équipe d’animation, le dédommagement offert par ADVE ne pourra se faire que sur présentation de justificatifs des objets concernés et ne pourra dépasser un montant de 75 € par journée de séjour, avec un plafond de 500 € pour la totalité de la durée du séjour.
ADVE ne pourra être tenu responsable des changements d’horaires imposés par les compagnies de transport, les gares, ni des frais supplémentaires engendrés de ce fait (notamment billets de train non modifiables ou billets non remboursables pour vos pré-acheminements). Pour les transports depuis les grandes villes de province, il est possible que ADVE organise un pré-acheminement vers Paris la veille du départ avec le groupe, et /ou un retour le lendemain. Les familles ne peuvent prétendre à un dédommagement de ce fait. Si une autorité administrative émettait des réserves sur la possibilité d’utiliser les locaux d’un centre de vacances pour accueillir du public, ou encore si un évènement quelconque survenait affectant la sécurité potentielle des groupes à accueillir, ADVE pourrait décider l’annulation immédiate du séjour et pourrait, soit rembourser les sommes reçues, soit proposer un autre séjour en substitution.

ADVE se réserve le droit de refuser une inscription si le participant ne remplit pas les conditions exigées pour le séjour. Chaque enfant doit être autonome et dans un état de santé compatible avec les déplacements et les activités proposées. Pour participer à un séjour se déroulant totalement ou en partie à l’étranger, le participant doit être en possession de certains documents administratifs. ADVE ne pourra être tenu pour responsable si le jeune ne pouvait franchir une frontière. L’absence des documents administratifs nécessaires n’est pas un motif d’annulation et n’entraîne pas de remboursement pour les familles. Le participant doit se présenter au point de rendez-vous et à l’heure qui lui est indiquée dans la convocation de départ. En cas de non-respect de ces consignes ayant pour conséquence l’impossibilité de prendre le départ, le client ne pourra prétendre à un quelconque remboursement. Pour toute inscription sur un séjour à l’étranger, la famille est invitée à consulter la rubrique “Conseil aux voyageurs” du site Internet du Ministère des Affaires Etrangères avant l’inscription et avant le séjour pour prendre connaissance des éventuels risques identifiés dans le pays de destination.

Assurance professionnelle et garantie financière

ADVE a souscrit une assurance responsabilité civile professionnelle auprès de la compagnie SMACL via CLC, qui couvre l’ensemble de ses activités. Par ailleurs, ADVE est titulaire d’un certificat d’immatriculation (IM024110010) au registre des opérateurs de voyages et de séjours.


Réclamation et litiges

Toute réclamation doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai d’un mois après le retour du séjour. En cas de litiges, seuls les tribunaux du ressort du siège social de ADVE sont compétents.


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